Návod na používanie EvidStore
Ako začať krok za krokom a čo nájdete v jednotlivých častiach portálu. Návod si môžete vytlačiť alebo uložiť ako PDF.
Posledná úprava návodu: 24. 10. 2026
Ako začať krok za krokom
Za pár minút máte portál pripravený na prvé zariadenia. Kroky 3 až 5 robí správca organizácie, ostatné ktokoľvek s oprávnením.
Zaregistrujte firmu
Na stránke Registrácia firmy vyberte plán, vyplňte názov firmy, krajinu, svoje meno, pracovný e-mail a heslo a potvrďte súhlas s podmienkami.
- Plán Free je zadarmo natrvalo (do 25 zariadení), platený plán môžete najprv vyskúšať v skúšobnej dobe bez platobnej karty.
- Heslo má aspoň 14 znakov, veľké a malé písmeno, číslicu a špeciálny znak.
- Ak portál posiela e-maily, príde vám 8-miestny overovací kód – portál sa založí až po jeho zadaní (tým je overený aj e-mail).
- Kto sa zaregistruje, je správcom organizácie.
Prihláste sa
Na stránke Prihlásenie zadajte e-mail a heslo, alebo zvoľte „Prihlásiť sa kódom z e-mailu“ – príde vám jednorazový kód a heslo netreba (ani ho meniť).
- Zabudnuté heslo obnovíte kódom z e-mailu.
- Voľba „Zapamätať si e-mail na tomto zariadení“ predvyplní e-mail pri ďalšom prihlásení (heslo sa neukladá); tlačidlo s okom pri hesle ukáže, čo ste napísali.
- Jazyk (SK / CZ / EN) zmeníte kedykoľvek v hlavičke portálu – platí pre celé rozhranie.
- Odhlásenie a prihlásenie iným účtom nájdete v menu s vaším menom vpravo hore.
Nastavte portál
V časti Správa → Nastavenia a číselníky skontrolujte krajinu, predvolený jazyk, menu a názov portálu.
- Krajina určuje normy a predpisy, odpisové skupiny a formát dátumu.
- Na karte Tlač a logo nahrajte logo firmy – zobrazí sa na tlačových zostavách.
- Kategórie majetku, odpisové skupiny, typy žiadostí a ďalšie číselníky sú predvyplnené, upravte ich podľa potreby; na karte Typy žiadostí zapnete aj verejný webový formulár.
Vytvorte organizačnú štruktúru
V časti Organizácia založte spoločnosti a ich oddelenia alebo prevádzky. Každé zariadenie patrí do jedného oddelenia.
- Jedna organizácia môže mať viac spoločností (počet podľa plánu).
- Zariadenia bez určeného oddelenia sa zobrazia v skupine „Nezaradené“.
Pozvite kolegov
V časti Správa → Používatelia a roly pridajte používateľov, priraďte im roly a určite, ku ktorým spoločnostiam majú prístup.
- Roly: Správca (všetko), Vedúci (evidencia a agendy), Metrológ (kalibrácie), Technik (pridelené zariadenia, pracovné príkazy, poruchy, diely), Audítor (len čítanie).
- Na karte Roly nastavíte pre každú rolu prístup k častiam aplikácie: žiadny, čítanie alebo úplný.
- Ak portál posiela kódy e-mailom, heslo nového používateľa nie je povinné – prihlási sa kódom. Zaškrtnite „Poslať pozvánku e-mailom“ (alebo neskôr tlačidlo Poslať pozvánku) a kolega dostane e-mail, ako sa prihlásiť.
Pridajte zariadenia
V časti Majetok pridajte zariadenia jednotlivo tlačidlom nového zariadenia, alebo ich naraz naimportujte zo súboru.
- Povinný je len názov a evidenčné číslo; oddelenie a ostatné údaje doplníte kedykoľvek neskôr.
- Import: tlačidlo Import / export → Import, nahrajte CSV (aj uložené z Excelu), JSON alebo XML a priraďte stĺpce – pri každom poli je popis, čo má stĺpec obsahovať. Priradenie sa predvyplní, skontrolujte ho. Mapovanie sa zapamätá.
- Meradlá pre kalibrácie pridáte v časti Kalibrácie – metrologický profil sa viaže na zariadenie.
Nastavte plány agend
Na detaile zariadenia na karte Agendy a termíny pridajte plán – čo sa má robiť (kalibrácia, revízia, inšpekcia, údržba…) a ako často.
- Najbližší termín sa počíta z posledného dokončeného záznamu.
- K plánu údržby môžete priradiť kontrolný zoznam, pokyny, odhad hodín a riešiteľa – z plánu vznikajú pracovné príkazy.
- Pri zápise vykonanej agendy uveďte dátum, výsledok, platnosť a priložte protokol.
Sledujte termíny a pracujte s agendami
Úvodná stránka Prehľad ukazuje, čo treba riešiť dnes; časť Termíny zobrazí všetky termíny – najprv po lehote, potom podľa priority.
- Hlásenia porúch môže zadať každý používateľ s prístupom, schválením vznikne pracovný príkaz.
- Tlačové zostavy vytlačíte alebo uložíte ako PDF priamo z prehliadača – tlačidlo Tlač pri agende ponúkne len zostavy a štítky, ktoré k nej patria.
- Svoje údaje si kedykoľvek stiahnete – každú agendu cez Import / export, celú organizáciu v časti Predplatné.
Časti portálu
Prehľad hlavných častí v poradí, v akom ich nájdete v menu. Čo vidíte, závisí od vašej roly.
Prehľad a termíny
Úvodná stránka sumarizuje počty zariadení, pracovné príkazy po termíne, nové poruchy, žiadosti po lehote a na rozhodnutie, končiace doklady a najbližšie termíny.
- Termíny: jeden zoznam plánov, pracovných príkazov, certifikátov, záruk, konca životnosti, akreditácií partnerov a vrátenia výpožičiek; tlačidlom „Vytvoriť odkaz kalendára“ ich pridáte do Outlooku, Google či Apple kalendára.
- Rýchle akcie: nové zariadenie, nahlásenie poruchy, zápis kalibrácie, nová žiadosť.
- Ukazovatele údržby: priemerný čas opravy (MTTR), čas medzi poruchami (MTBF), dostupnosť, podiel plánovanej údržby a grafy nákladov a opráv po mesiacoch – na úvodnej stránke aj na karte zariadenia.
Majetok a detail zariadenia
Zoznam zariadení s vyhľadávaním, filtrami a stránkovaním aj pri veľkom počte zariadení. Detail zariadenia má karty:
- Agendy a termíny – plány, zápis vykonania, zrušenie a storno s dôvodom.
- Časová os – celá história zariadenia; Náhradné diely, Certifikáty, Dokumenty, Fotky, Požiadavky, Výpožičky.
- Životnosť a odpisy – daňová a účtovná kniha; Vyradenie – návrh, likvidačná komisia a protokol.
- Merače (motohodiny, kilometre) s odpočtami, presuny medzi oddeleniami a zodpovedné osoby.
Kalibrácie a metrológia
Meradlá, kalibračné postupy, merané body s toleranciami, etalóny, certifikáty a nezhody.
- Kalibrácia aj úradné overenie určeného meradla.
- Výsledok sa vyhodnotí podľa tolerancií, nezhodné meradlo sa označí.
- Kalibračnú politiku (predvolený interval, postup, schvaľovanie) nastavíte v Nastaveniach.
- Pri nezhode portál ukáže obdobie podozrivých meraní od poslednej vyhovujúcej kalibrácie; zapíšete, čoho sa týka, rozhodnutie a zdôvodnenie a posúdenie vytlačíte pre audítora (ISO 9001, 7.1.5.2).
Revízie, inšpekcie a kontrolné zoznamy
Revízie technických zariadení, odborné prehliadky a skúšky a inšpekcie s kontrolným zoznamom OK / NOK / N/A.
- Šablóny kontrolných zoznamov pripravíte v časti Kontrolné zoznamy (rola s úplným prístupom ku Kontrolným zoznamom – predvolene správca a manažér); pri šablóne vidíte plány zariadení, ktoré ju používajú.
- Šablónu priradíte k plánu zariadenia alebo ju vyberiete pri novom pracovnom príkaze – jej body sa skopírujú do príkazu.
- Nevyhovujúci bod sa pri dokončení zapíše ako závada; kritická závada vyradí zariadenie z prevádzky.
- Normy a predpisy vyberiete z číselníka podľa krajiny.
Pracovné príkazy a preventívna údržba
Pracovné príkazy (PP-RRRR-NNNN) s prioritou, riešiteľom, termínom, odpracovanými hodinami a spotrebou dielov.
- Preventívnu údržbu generujete z plánov zariadení.
- Spotrebované diely znížia stav skladu a pripočítajú sa k nákladom.
- Dokončenie alebo zrušenie pracovného príkazu uzavrie aj súvisiacu požiadavku.
- Protokol pracovného príkazu vytlačíte a prevzatie práce podpíše zákazník alebo vedúci priamo na obrazovke (prst, pero, myš).
Hlásenia porúch a opravy
Ktokoľvek s prístupom nahlási poruchu (POZ-RRRR-NNNN), vedúci ju schváli a vznikne pracovný príkaz na opravu.
- Čakajúce hlásenie sa dá upraviť alebo zmazať.
- Pri oprave zapíšete prestoj a príčinu; náklady, opravy a prestoje za 12 mesiacov vidíte na detaile zariadenia.
- Ak to správca povolí v Nastaveniach, poruchu s fotkou nahlási cez QR štítok aj človek bez prihlásenia – hlásenie má označenie „cez QR“.
Žiadosti
Evidencia žiadostí pre firmy, obecné úrady aj školy (ZIA-RRRR-NNNN) – kto čo žiada, dokedy a kto to vybavuje.
- Typ žiadosti (napr. žiadanka na nákup, dovolenka, povolenie, prenájom priestorov, uvoľnenie žiaka) predvyplní lehotu na vybavenie. Typy, lehoty v dňoch, schvaľovanie a ponuku na webe nastaví správca v Nastaveniach → Typy žiadostí; typ môže mať predvyplnený predmet, ktoré údaje žiadateľa sa zobrazia a sú povinné (adresa, e-mail, telefón, číslo občianskeho preukazu, identifikátor ako osobné číslo či ŠPZ) a či sa dajú priložiť elektronické prílohy. Používaný typ nemožno zmazať, len deaktivovať. Preddefinované typy majú predmet a šablónu textu žiadosti s poľami (meno, adresa, dátum…) a povinným miestom {Text}; ak má typ šablónu, text žiadosti sa z nej zloží a vypĺňa sa len vlastný text žiadateľa – formulár ukazuje náhľad úplného textu.
- Zapíšete meno žiadateľa a údaje, ktoré typ žiadosti vyžaduje (adresa, e-mail, telefón, doklad, identifikátor), dátum a spôsob doručenia (osobne, e-mail, pošta, elektronická schránka…), číslo podania, prioritu a kto žiadosť vybavuje. Pri internej žiadosti zamestnanca adresa, kontakt ani doklad nie sú povinné. V detaile žiadosti priložíte a stiahnete elektronické prílohy.
- Dlaždice ukazujú otvorené žiadosti, žiadosti po lehote, s lehotou do 3 dní, na rozhodnutie a vybavené za 30 dní s priemernou dobou vybavenia.
- V detaile žiadosť prevezmete do riešenia, vybavíte s odpoveďou, schválite alebo zamietnete s dôvodom, zrušíte alebo znovu otvoríte – každá zmena sa zapíše do histórie, k žiadosti pridáte interné poznámky.
- Potvrdenie o prijatí (s počtom a názvami príloh, po vybavení aj s výsledkom) a obsah žiadosti bez príloh vytlačíte tlačidlami Potvrdenie o prijatí a Tlačiť žiadosť.
- Verejný webový formulár zapne správca v Nastaveniach → Typy žiadostí a odkaz vloží na web organizácie. Žiadateľ nemusí mať účet; pred odoslaním vidí informácie o spracúvaní osobných údajov (prevádzkovateľa, zodpovednú osobu a odkaz na zásady vyplní správca) a ich oboznámenie potvrdí. Predvyplnený predmet sa nedá zmeniť a ak to typ povoľuje, priloží najviac 5 súborov (PDF, obrázky, dokumenty) po 10 MB. Žiadosť príde ako nová s označením „podané cez web“. Formulár je chránený proti spamu a zahlteniu (skryté pole proti robotom, kontrola času vyplnenia, limity podaní na adresu, na formulár a celkovo, opakované rovnaké podanie sa nezapíše dvakrát). Odkaz na formulár vašej organizácie – na zverejnenie aj vyskúšanie – nájdete na stránke Žiadosti pod tlačidlom Verejný formulár.
- Ochrana údajov: po lehote uchovania (predvolene 5 rokov od vybavenia, nastaviteľná) sa meno, adresa, kontakty, doklad, identifikátor, obsah žiadosti, poznámky a prílohy anonymizujú aj v histórii zmien. Údaje konkrétneho žiadateľa vyhľadáte, exportujete alebo anonymizujete v časti Ochrana údajov (GDPR).
QR štítky, fotky, výpožičky a inventúra
Práca priamo pri zariadení – mobilom alebo čítačkou čiarových kódov.
- QR štítky vytlačíte v časti QR štítky – vybrané zariadenia alebo všetky podľa filtra, na hárok A4 / A5 / A6 / vlastný (rozmer štítku, ľavý a horný okraj, medzery, automatické rozvrhnutie, začiatok od políčka čiastočne použitého hárku) alebo na tlačiareň štítkov; aj štítky agendy (KALIBROVANÉ, REVÍZIA – dátum a ďalší termín) a štítky náhradných dielov. QR kód obsahuje odkaz (fotoaparát mobilu otvorí kartu zariadenia) alebo zaškrtnuté údaje ako text po riadkoch.
- Na karte zariadenia v časti Fotky odfotíte zariadenie, poruchu alebo pracovný príkaz priamo mobilom.
- Výpožičky: komu je náradie požičané a dokedy ho má vrátiť; termín vrátenia je aj v Termínoch. Prevzatie a vrátenie sa podpisuje na obrazovke a protokol sa dá vytlačiť.
- Inventúra: založte inventúru (celý majetok, spoločnosť alebo oddelenie) a skenujte štítky fotoaparátom, čítačkou alebo aplikáciou Fotoaparát – portál ukáže nájdené, chýbajúce a zariadenia mimo rozsahu.
Certifikáty a dokumenty
Vyhlásenia o zhode, záručné listy, revízne správy či osvedčenia s platnosťou a pripomenutím pred koncom platnosti.
- Dokumenty priložíte k zariadeniu aj ku konkrétnej agende.
- Portál z textu dokumentu rozpozná číslo, dátumy a výsledok a ponúkne ich na doplnenie.
Náhradné diely a partneri
Sklad dielov s minimálnym stavom, cenou a umiestnením; partneri – servisné firmy, laboratóriá a revízni technici.
- Príjem, výdaj a inventúrna úprava; upozornenie na nízky stav.
- Používaný diel alebo partner sa nemaže, len deaktivuje.
Tlačové zostavy
Preddefinované zostavy (karta zariadenia, plán termínov, návrh na vyradenie…) s výberom rozsahu – obdobie, spoločnosť, oddelenie, kategória, zariadenie.
- Tlač a PDF priamo z prehliadača.
- Vlastnú upravenú kópiu zostavy si uložíte pod vlastným názvom.
Import, export a vaše dáta
Údaje sú uložené v cloude v dátových centrách v EÚ (Microsoft Azure): šifrované spojenie HTTPS, údaje každej organizácie oddelené priamo v databáze, prístup podľa rolí, história zmien a zálohy. Dáta patria vám – každú agendu si kedykoľvek stiahnete ako CSV, JSON alebo XML a správca stiahne celú organizáciu naraz ako archív ZIP.
- Export a import sú samostatné oprávnenia roly (predvolene správca a vedúci, v skúšobnej dobe každý).
- Vlastný export upravený napr. v Exceli naimportujete späť bez duplicít – záznamy sa spárujú podľa ID.
- Celú organizáciu stiahne správca v časti Predplatné tlačidlom „Stiahnuť export (ZIP)“.
Správa, predplatné a ochrana údajov
Nastavenia a číselníky, používatelia a roly, predplatné a ochrana osobných údajov.
- Nastavenia → Typy žiadostí: typy a lehoty, predmety a šablóny textu žiadosti, údaje žiadateľa, prílohy, zapnutie a vypnutie verejného formulára, informácie podľa GDPR a lehota uchovania.
- Predplatné: plán, ročná alebo mesačná platba, predfaktúry (aj s QR kódom PAY by square) a platba kartou.
- Ochrana osobných údajov: vyhľadanie osoby, export jej údajov a anonymizácia (GDPR).
- Každá zmena sa zapisuje do histórie zmien. Správca v časti História zmien vidí, kto, kedy a ktoré polia zmenil (pôvodná → nová hodnota); citlivé údaje sú skryté a nahliadnutie sa zaznamená.
Užitočné tipy
- Čo pridáte, to aj upravíte alebo zmažete. Mazanie je bezpečné – záznam ostáva v histórii; vykonanú agendu len stornujete s dôvodom.
- Zariadenie s históriou sa nemaže, ale vyradí – história ostane zachovaná.
- Výber zariadenia vo formulároch funguje vyhľadávaním – stačí napísať časť názvu alebo evidenčného čísla.
- Dátumy sa zobrazujú vo formáte krajiny vašej organizácie.
- Odkaz s ?lang=cs alebo ?lang=en otvorí portál rovno v danom jazyku.
Máte otázku?
Ak ste v návode nenašli odpoveď, pošlite nám otázku cez kontaktný formulár.
Opýtajte sa nás Prehľad celého portálu →Máte otázku? Opýtajte sa nás
Napíšte nám, čo potrebujete evidovať, alebo sa opýtajte na funkcie, plány a cenník portálu EvidStore.
Kontaktné údaje →