Zásady ochrany osobných údajov
Kto spracúva vaše údaje
Údaje, ktoré organizácia eviduje v aplikácii (zariadenia, agendy, mená technikov a zodpovedných osôb, kontakty partnerov), spracúva prevádzkovateľ portálu ako sprostredkovateľ v mene organizácie (čl. 28 GDPR) – prevádzkovateľom týchto údajov je organizácia. Údaje o registrácii, predplatnom a fakturácii spracúva prevádzkovateľ portálu ako prevádzkovateľ.
Aké údaje a prečo
- Používateľský účet – meno, e-mail, heslo (uložené len ako odtlačok), rola, čas posledného prihlásenia: prihlásenie a riadenie prístupu (plnenie zmluvy, čl. 6 ods. 1 písm. b).
- Mená osôb v agendách (vykonal, zodpovedná osoba, riešiteľ, členovia likvidačnej komisie) a kontakty partnerov: evidencia revízií, kalibrácií a údržby (zákonná povinnosť a oprávnený záujem organizácie, písm. c a f).
- Fakturačné údaje a kontaktná osoba odberateľa: predplatné a predfaktúry (plnenie zmluvy, účtovné predpisy).
- Kontaktný formulár na stránkach o produkte (meno, e-mail, firma, telefón, text otázky): odpoveď na vašu otázku (predzmluvné vzťahy a oprávnený záujem, písm. b a f). Správa sa odošle e-mailom podpore prevádzkovateľa a v portáli sa neukladá.
- História zmien (kto a kedy záznam zmenil) a záznamy chýb aplikácie (používateľ, prehliadač, adresa stránky): bezpečnosť, preukázateľnosť a podpora (oprávnený záujem, písm. f).
Cookies a úložisko prehliadača
Aplikácia nepoužíva reklamné ani analytické cookies a nesleduje návštevníkov. V úložisku prehliadača ukladá len nevyhnutné údaje – prihlasovací token, zvolený jazyk a – len ak pri prihlásení zaškrtnete „Zapamätať si e-mail“ – váš prihlasovací e-mail (heslo nikdy); na to sa súhlas nevyžaduje.
Príjemcovia a subdodávatelia
Hosting a databáza v dátových centrách v EÚ (Microsoft Azure, región EÚ). Platby kartou spracúva Stripe (len údaje potrebné na platbu; prenos mimo EÚ na základe štandardných zmluvných doložiek). Platby prevodom sa párujú s predfaktúrami z bankového výpisu prevádzkovateľa – meno, účet a správa platiteľa slúžia len na spárovanie a potom sa vymažú. Systémové e-maily (kód na obnovenie hesla) odosiela poštová služba prevádzkovateľa portálu – len adresa príjemcu a text správy. Pri prvom importe súboru môže portál poslať AI službe prevádzkovateľa názvy stĺpcov súboru a z prvých 5 riadkov len typ a tvar hodnôt (napr. 99.99.9999) na návrh priradenia stĺpcov – nie samotné hodnoty ani osobné údaje. Údaje nepredávame ani nepoužívame na marketing.
Ako dlho
Počas trvania zmluvy; história zmien 3650 dní, zrušené účty sa anonymizujú po 30 dňoch, záznamy chýb 90 dní, účtovné doklady 10 rokov. Po skončení zmluvy si organizácia stiahne export všetkých svojich údajov (ZIP) a do 30 dní po označení na zrušenie sa údaje natrvalo vymažú (ostanú len predfaktúry bez kontaktných údajov).
Zabezpečenie
Šifrované spojenie (HTTPS), oddelenie údajov organizácií priamo v databáze (Row-Level Security), heslá len ako odtlačok, dvojfaktorové prihlásenie, obmedzenie pokusov o prihlásenie, prístup podľa rolí, história zmien, zálohy. Bezpečnostný incident oznámi prevádzkovateľ portálu organizácii bez zbytočného odkladu (čl. 33).
Vaše práva
Máte právo na prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, prenosnosť a právo namietať. Vlastné údaje si stiahnete v aplikácii (Ochrana osobných údajov); ostatné žiadosti vybaví správca vašej organizácie alebo prevádzkovateľ portálu na uvedenom kontakte. Máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu (SK: Úrad na ochranu osobných údajov SR, CZ: Úřad pro ochranu osobních údajů).
Zmluva o spracúvaní osobných údajov (čl. 28)
Registráciou organizácia uzatvára s prevádzkovateľom portálu zmluvu o spracúvaní osobných údajov: prevádzkovateľ portálu spracúva údaje len podľa pokynov organizácie a na účel prevádzky aplikácie, zaväzuje osoby s prístupom k mlčanlivosti, prijíma technické a organizačné opatrenia uvedené vyššie, zapája len uvedených subdodávateľov (o zmene vopred informuje), pomáha organizácii vybavovať žiadosti dotknutých osôb (nástroje v aplikácii), oznamuje bezpečnostné incidenty, po skončení zmluvy údaje vráti (export) a vymaže a poskytne informácie potrebné na preukázanie súladu.