Uživatelská příručka EvidStore
Jak začít krok za krokem a co najdete v jednotlivých částech portálu. Příručku si můžete vytisknout nebo uložit jako PDF.
Poslední úprava příručky: 24. 10. 2026
Jak začít krok za krokem
Za pár minut máte portál připravený na první zařízení. Kroky 3 až 5 dělá správce organizace, ostatní kdokoli s oprávněním.
Zaregistrujte firmu
Na stránce Registrace firmy vyberte plán, vyplňte název firmy, zemi, své jméno, pracovní e-mail a heslo a potvrďte souhlas s podmínkami.
- Plán Free je zdarma natrvalo (do 25 zařízení), placený plán můžete nejprve vyzkoušet ve zkušební době bez platební karty.
- Heslo má alespoň 14 znaků, velké a malé písmeno, číslici a speciální znak.
- Pokud portál posílá e-maily, přijde vám 8místný ověřovací kód – portál se založí až po jeho zadání (tím je ověřen i e-mail).
- Kdo se zaregistruje, je správcem organizace.
Přihlaste se
Na stránce Přihlášení zadejte e-mail a heslo, nebo zvolte „Přihlásit se kódem z e-mailu“ – přijde vám jednorázový kód a heslo není potřeba (ani ho měnit).
- Zapomenuté heslo obnovíte kódem z e-mailu.
- Volba „Zapamatovat si e-mail na tomto zařízení“ předvyplní e-mail při dalším přihlášení (heslo se neukládá); tlačítko s okem u hesla ukáže, co jste napsali.
- Jazyk (SK / CZ / EN) změníte kdykoli v záhlaví portálu – platí pro celé rozhraní.
- Odhlášení a přihlášení jiným účtem najdete v menu s vaším jménem vpravo nahoře.
Nastavte portál
V části Správa → Nastavení a číselníky zkontrolujte zemi, výchozí jazyk, měnu a název portálu.
- Země určuje normy a předpisy, odpisové skupiny a formát data.
- Na kartě Tisk a logo nahrajte logo firmy – zobrazí se na tiskových sestavách.
- Kategorie majetku, odpisové skupiny, typy žádostí a další číselníky jsou předvyplněné, upravte je podle potřeby; na kartě Typy žádostí zapnete i veřejný webový formulář.
Vytvořte organizační strukturu
V části Organizace založte společnosti a jejich oddělení nebo provozovny. Každé zařízení patří do jednoho oddělení.
- Jedna organizace může mít více společností (počet podle plánu).
- Zařízení bez určeného oddělení se zobrazí ve skupině „Nezařazeno“.
Pozvěte kolegy
V části Správa → Uživatelé a role přidejte uživatele, přiřaďte jim role a určete, ke kterým společnostem mají přístup.
- Role: Správce (vše), Vedoucí (evidence a agendy), Metrolog (kalibrace), Technik (přidělená zařízení, pracovní příkazy, poruchy, díly), Auditor (jen čtení).
- Na kartě Role nastavíte pro každou roli přístup k částem aplikace: žádný, čtení nebo úplný.
- Pokud portál posílá kódy e-mailem, heslo nového uživatele není povinné – přihlásí se kódem. Zaškrtněte „Poslat pozvánku e-mailem“ (nebo později tlačítko Poslat pozvánku) a kolega dostane e-mail, jak se přihlásit.
Přidejte zařízení
V části Majetek přidejte zařízení jednotlivě tlačítkem nového zařízení, nebo je najednou naimportujte ze souboru.
- Povinný je jen název a evidenční číslo; oddělení a ostatní údaje doplníte kdykoli později.
- Import: tlačítko Import / export → Import, nahrajte CSV (i uložené z Excelu), JSON nebo XML a přiřaďte sloupce – u každého pole je popis, co má sloupec obsahovat. Přiřazení se předvyplní, zkontrolujte ho. Mapování se zapamatuje.
- Měřidla pro kalibrace přidáte v části Kalibrace – metrologický profil se váže k zařízení.
Nastavte plány agend
Na detailu zařízení na kartě Agendy a termíny přidejte plán – co se má dělat (kalibrace, revize, inspekce, údržba…) a jak často.
- Nejbližší termín se počítá z posledního dokončeného záznamu.
- K plánu údržby můžete přiřadit kontrolní seznam, pokyny, odhad hodin a řešitele – z plánu vznikají pracovní příkazy.
- Při zápisu provedené agendy uveďte datum, výsledek, platnost a přiložte protokol.
Sledujte termíny a pracujte s agendami
Úvodní stránka Přehled ukazuje, co je třeba řešit dnes; část Termíny zobrazí všechny termíny – nejprve po lhůtě, potom podle priority.
- Hlášení poruch může zadat každý uživatel s přístupem, schválením vznikne pracovní příkaz.
- Tiskové sestavy vytisknete nebo uložíte jako PDF přímo z prohlížeče – tlačítko Tisk u agendy nabídne jen sestavy a štítky, které k ní patří.
- Svá data si kdykoli stáhnete – každou agendu přes Import / export, celou organizaci v části Předplatné.
Části portálu
Přehled hlavních částí v pořadí, v jakém je najdete v menu. Co vidíte, závisí na vaší roli.
Přehled a termíny
Úvodní stránka shrnuje počty zařízení, pracovní příkazy po termínu, nové poruchy, žádosti po lhůtě a k rozhodnutí, končící doklady a nejbližší termíny.
- Termíny: jeden seznam plánů, pracovních příkazů, certifikátů, záruk, konce životnosti, akreditací partnerů a vrácení výpůjček; tlačítkem „Vytvořit odkaz kalendáře“ je přidáte do Outlooku, Google či Apple kalendáře.
- Rychlé akce: nové zařízení, nahlášení poruchy, zápis kalibrace, nová žádost.
- Ukazatele údržby: průměrná doba opravy (MTTR), doba mezi poruchami (MTBF), dostupnost, podíl plánované údržby a grafy nákladů a oprav po měsících – na úvodní stránce i na kartě zařízení.
Majetek a detail zařízení
Seznam zařízení s vyhledáváním, filtry a stránkováním i při velkém počtu zařízení. Detail zařízení má karty:
- Agendy a termíny – plány, zápis provedení, zrušení a storno s důvodem.
- Časová osa – celá historie zařízení; Náhradní díly, Certifikáty, Dokumenty, Fotky, Požadavky, Výpůjčky.
- Životnost a odpisy – daňová a účetní kniha; Vyřazení – návrh, likvidační komise a protokol.
- Měřiče (motohodiny, kilometry) s odečty, přesuny mezi odděleními a odpovědné osoby.
Kalibrace a metrologie
Měřidla, kalibrační postupy, měřené body s tolerancemi, etalony, certifikáty a neshody.
- Kalibrace i ověření stanoveného měřidla.
- Výsledek se vyhodnotí podle tolerancí, neshodné měřidlo se označí.
- Kalibrační politiku (výchozí interval, postup, schvalování) nastavíte v Nastavení.
- U neshody portál ukáže období podezřelých měření od poslední vyhovující kalibrace; zapíšete, čeho se týká, rozhodnutí a zdůvodnění a posouzení vytisknete pro auditora (ISO 9001, 7.1.5.2).
Revize, inspekce a kontrolní seznamy
Revize vyhrazených technických zařízení, prohlídky a zkoušky a inspekce s kontrolním seznamem OK / NOK / N/A.
- Šablony kontrolních seznamů připravíte v části Kontrolní seznamy (role s úplným přístupem ke Kontrolním seznamům – výchozí správce a manažer); u šablony vidíte plány zařízení, které ji používají.
- Šablonu přiřadíte k plánu zařízení nebo ji vyberete u nového pracovního příkazu – její body se zkopírují do příkazu.
- Nevyhovující bod se při dokončení zapíše jako závada; kritická závada vyřadí zařízení z provozu.
- Normy a předpisy vyberete z číselníku podle země.
Pracovní příkazy a preventivní údržba
Pracovní příkazy (PP-RRRR-NNNN) s prioritou, řešitelem, termínem, odpracovanými hodinami a spotřebou dílů.
- Preventivní údržbu generujete z plánů zařízení.
- Spotřebované díly sníží stav skladu a připočtou se k nákladům.
- Dokončení nebo zrušení pracovního příkazu uzavře i související požadavek.
- Protokol pracovního příkazu vytisknete a převzetí práce podepíše zákazník nebo vedoucí přímo na obrazovce (prst, pero, myš).
Hlášení poruch a opravy
Kdokoli s přístupem nahlásí poruchu (POZ-RRRR-NNNN), vedoucí ji schválí a vznikne pracovní příkaz na opravu.
- Čekající hlášení lze upravit nebo smazat.
- U opravy zapíšete prostoj a příčinu; náklady, opravy a prostoje za 12 měsíců vidíte na detailu zařízení.
- Pokud to správce povolí v Nastavení, poruchu s fotkou nahlásí přes QR štítek i člověk bez přihlášení – hlášení má označení „přes QR“.
Žádosti
Evidence žádostí pro firmy, obecní úřady i školy (ZIA-RRRR-NNNN) – kdo co žádá, do kdy a kdo to vyřizuje.
- Typ žádosti (např. žádanka na nákup, dovolená, povolení, pronájem prostor, uvolnění žáka) předvyplní lhůtu na vyřízení. Typy, lhůty ve dnech, schvalování a nabídku na webu nastaví správce v Nastavení → Typy žádostí; typ může mít předvyplněný předmět, které údaje žadatele se zobrazí a jsou povinné (adresa, e-mail, telefon, číslo občanského průkazu, identifikátor jako osobní číslo či SPZ) a zda lze přiložit elektronické přílohy. Používaný typ nelze smazat, jen deaktivovat. Předdefinované typy mají předmět a šablonu textu žádosti s poli (jméno, adresa, datum…) a povinným místem {Text}; pokud má typ šablonu, text žádosti se z ní složí a vyplňuje se jen vlastní text žadatele – formulář ukazuje náhled úplného textu.
- Zapíšete jméno žadatele a údaje, které typ žádosti vyžaduje (adresa, e-mail, telefon, doklad, identifikátor), datum a způsob doručení (osobně, e-mail, pošta, datová schránka…), číslo podání, prioritu a kdo žádost vyřizuje. U interní žádosti zaměstnance adresa, kontakt ani doklad nejsou povinné. V detailu žádosti přiložíte a stáhnete elektronické přílohy.
- Dlaždice ukazují otevřené žádosti, žádosti po lhůtě, s lhůtou do 3 dnů, k rozhodnutí a vyřízené za 30 dnů s průměrnou dobou vyřízení.
- V detailu žádost převezmete do řešení, vyřídíte s odpovědí, schválíte nebo zamítnete s důvodem, zrušíte nebo znovu otevřete – každá změna se zapíše do historie, k žádosti přidáte interní poznámky.
- Potvrzení o přijetí (s počtem a názvy příloh, po vyřízení i s výsledkem) a obsah žádosti bez příloh vytisknete tlačítky Potvrzení o přijetí a Tisknout žádost.
- Veřejný webový formulář zapne správce v Nastavení → Typy žádostí a odkaz vloží na web organizace. Žadatel nemusí mít účet; před odesláním vidí informace o zpracování osobních údajů (správce, pověřence a odkaz na zásady vyplní správce portálu) a jejich seznámení potvrdí. Předvyplněný předmět nelze změnit, a pokud to typ povoluje, přiloží nejvýše 5 souborů (PDF, obrázky, dokumenty) po 10 MB. Žádost přijde jako nová s označením „podáno přes web“. Formulář je chráněn proti spamu a zahlcení (skryté pole proti robotům, kontrola doby vyplnění, limity podání na adresu, na formulář a celkově, opakované stejné podání se nezapíše dvakrát). Odkaz na formulář vaší organizace – ke zveřejnění i vyzkoušení – najdete na stránce Žádosti pod tlačítkem Veřejný formulář.
- Ochrana údajů: po lhůtě uchování (výchozí 5 let od vyřízení, nastavitelná) se jméno, adresa, kontakty, doklad, identifikátor, obsah žádosti, poznámky a přílohy anonymizují i v historii změn. Údaje konkrétního žadatele vyhledáte, exportujete nebo anonymizujete v části Ochrana údajů (GDPR).
QR štítky, fotky, výpůjčky a inventura
Práce přímo u zařízení – mobilem nebo čtečkou čárových kódů.
- QR štítky vytisknete v části QR štítky – vybraná zařízení nebo všechna podle filtru, na arch A4 / A5 / A6 / vlastní (rozměr štítku, levý a horní okraj, mezery, automatické rozvržení, začátek od políčka částečně použitého archu) nebo na tiskárnu štítků; také štítky agendy (KALIBROVÁNO, REVIZE – datum a další termín) a štítky náhradních dílů. QR kód obsahuje odkaz (fotoaparát mobilu otevře kartu zařízení) nebo zaškrtnuté údaje jako text po řádcích.
- Na kartě zařízení v části Fotky vyfotíte zařízení, poruchu nebo pracovní příkaz přímo mobilem.
- Výpůjčky: komu je nářadí zapůjčeno a dokdy ho má vrátit; termín vrácení je i v Termínech. Převzetí a vrácení se podepisuje na obrazovce a protokol lze vytisknout.
- Inventura: založte inventuru (celý majetek, společnost nebo oddělení) a skenujte štítky fotoaparátem, čtečkou nebo aplikací Fotoaparát – portál ukáže nalezená, chybějící a zařízení mimo rozsah.
Certifikáty a dokumenty
Prohlášení o shodě, záruční listy, revizní zprávy či osvědčení s platností a připomenutím před koncem platnosti.
- Dokumenty přiložíte k zařízení i ke konkrétní agendě.
- Portál z textu dokumentu rozpozná číslo, data a výsledek a nabídne je k doplnění.
Náhradní díly a partneři
Sklad dílů s minimálním stavem, cenou a umístěním; partneři – servisní firmy, laboratoře a revizní technici.
- Příjem, výdej a inventurní úprava; upozornění na nízký stav.
- Používaný díl nebo partner se nemaže, jen deaktivuje.
Tiskové sestavy
Předdefinované sestavy (karta zařízení, plán termínů, návrh na vyřazení…) s výběrem rozsahu – období, společnost, oddělení, kategorie, zařízení.
- Tisk a PDF přímo z prohlížeče.
- Vlastní upravenou kopii sestavy si uložíte pod vlastním názvem.
Import, export a vaše data
Údaje jsou uložené v cloudu v datových centrech v EU (Microsoft Azure): šifrované spojení HTTPS, údaje každé organizace oddělené přímo v databázi, přístup podle rolí, historie změn a zálohy. Data patří vám – každou agendu si kdykoli stáhnete jako CSV, JSON nebo XML a správce stáhne celou organizaci najednou jako archiv ZIP.
- Export a import jsou samostatná oprávnění role (výchozí správce a vedoucí, ve zkušební době každý).
- Vlastní export upravený např. v Excelu naimportujete zpět bez duplicit – záznamy se spárují podle ID.
- Celou organizaci stáhne správce v části Předplatné tlačítkem „Stáhnout export (ZIP)“.
Správa, předplatné a ochrana údajů
Nastavení a číselníky, uživatelé a role, předplatné a ochrana osobních údajů.
- Nastavení → Typy žádostí: typy a lhůty, předměty a šablony textu žádosti, údaje žadatele, přílohy, zapnutí a vypnutí veřejného formuláře, informace podle GDPR a lhůta uchování.
- Předplatné: plán, roční nebo měsíční platba, zálohové faktury a platba kartou.
- Ochrana osobních údajů: vyhledání osoby, export jejích údajů a anonymizace (GDPR).
- Každá změna se zapisuje do historie změn. Správce v části Historie změn vidí, kdo, kdy a která pole změnil (původní → nová hodnota); citlivé údaje jsou skryté a nahlédnutí se zaznamená.
Užitečné tipy
- Co přidáte, to i upravíte nebo smažete. Mazání je bezpečné – záznam zůstává v historii; provedenou agendu jen stornujete s důvodem.
- Zařízení s historií se nemaže, ale vyřadí – historie zůstane zachována.
- Výběr zařízení ve formulářích funguje vyhledáváním – stačí napsat část názvu nebo evidenčního čísla.
- Data se zobrazují ve formátu země vaší organizace.
- Odkaz s ?lang=sk nebo ?lang=en otevře portál rovnou v daném jazyce.
Máte dotaz?
Pokud jste v příručce nenašli odpověď, pošlete nám dotaz přes kontaktní formulář.
Zeptejte se nás Přehled celého portálu →Máte otázku? Zeptejte se nás
Napište nám, co potřebujete evidovat, nebo se zeptejte na funkce, plány a ceník portálu EvidStore.
Kontaktní údaje →