Zásady ochrany osobních údajů
Kdo zpracovává vaše údaje
Údaje, které organizace eviduje v aplikaci (zařízení, agendy, jména techniků a odpovědných osob, kontakty partnerů), zpracovává provozovatel portálu jako zpracovatel jménem organizace (čl. 28 GDPR) – správcem těchto údajů je organizace. Údaje o registraci, předplatném a fakturaci zpracovává provozovatel portálu jako správce.
Jaké údaje a proč
- Uživatelský účet – jméno, e-mail, heslo (uložené jen jako otisk), role, čas posledního přihlášení: přihlášení a řízení přístupu (plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b).
- Jména osob v agendách (provedl, odpovědná osoba, řešitel, členové likvidační komise) a kontakty partnerů: evidence revizí, kalibrací a údržby (zákonná povinnost a oprávněný zájem organizace, písm. c a f).
- Fakturační údaje a kontaktní osoba odběratele: předplatné a zálohové faktury (plnění smlouvy, účetní předpisy).
- Kontaktní formulář na stránkách o produktu (jméno, e-mail, firma, telefon, text dotazu): odpověď na váš dotaz (předsmluvní vztahy a oprávněný zájem, písm. b a f). Zpráva se odešle e-mailem podpoře provozovatele a v portálu se neukládá.
- Historie změn (kdo a kdy záznam změnil) a záznamy chyb aplikace (uživatel, prohlížeč, adresa stránky): bezpečnost, prokazatelnost a podpora (oprávněný zájem, písm. f).
Cookies a úložiště prohlížeče
Aplikace nepoužívá reklamní ani analytické cookies a nesleduje návštěvníky. V úložišti prohlížeče ukládá jen nezbytné údaje – přihlašovací token, zvolený jazyk a – jen pokud při přihlášení zaškrtnete „Zapamatovat si e-mail“ – váš přihlašovací e-mail (heslo nikdy); k tomu se souhlas nevyžaduje.
Příjemci a subdodavatelé
Hosting a databáze v datových centrech v EU (Microsoft Azure, region EU). Platby kartou zpracovává Stripe (jen údaje potřebné k platbě; přenos mimo EU na základě standardních smluvních doložek). Platby převodem se párují se zálohovými fakturami z bankovního výpisu provozovatele – jméno, účet a zpráva plátce slouží jen ke spárování a poté se vymažou. Systémové e-maily (kód pro obnovení hesla) odesílá poštovní služba provozovatele portálu – jen adresa příjemce a text zprávy. Při prvním importu souboru může portál poslat AI službě provozovatele názvy sloupců souboru a z prvních 5 řádků jen typ a tvar hodnot (např. 99.99.9999) k návrhu přiřazení sloupců – ne samotné hodnoty ani osobní údaje. Údaje neprodáváme ani nepoužíváme k marketingu.
Jak dlouho
Po dobu trvání smlouvy; historie změn 3650 dní, zrušené účty se anonymizují po 30 dnech, záznamy chyb 90 dní, účetní doklady 10 let. Po skončení smlouvy si organizace stáhne export všech svých údajů (ZIP) a do 30 dní od označení ke zrušení se údaje trvale vymažou (zůstanou jen zálohové faktury bez kontaktních údajů).
Zabezpečení
Šifrované spojení (HTTPS), oddělení údajů organizací přímo v databázi (Row-Level Security), hesla jen jako otisk, dvoufaktorové přihlášení, omezení pokusů o přihlášení, přístup podle rolí, historie změn, zálohy. Bezpečnostní incident oznámí provozovatel portálu organizaci bez zbytečného odkladu (čl. 33).
Vaše práva
Máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku. Vlastní údaje si stáhnete v aplikaci (Ochrana osobních údajů); ostatní žádosti vyřídí správce vaší organizace nebo provozovatel portálu na uvedeném kontaktu. Máte právo podat stížnost dozorovému úřadu (CZ: Úřad pro ochranu osobních údajů, SK: Úrad na ochranu osobných údajov SR).
Smlouva o zpracování osobních údajů (čl. 28)
Registrací organizace uzavírá s provozovatelem portálu smlouvu o zpracování osobních údajů: provozovatel portálu zpracovává údaje jen podle pokynů organizace a za účelem provozu aplikace, zavazuje osoby s přístupem k mlčenlivosti, přijímá technická a organizační opatření uvedená výše, zapojuje jen uvedené subdodavatele (o změně předem informuje), pomáhá organizaci vyřizovat žádosti subjektů údajů (nástroje v aplikaci), oznamuje bezpečnostní incidenty, po skončení smlouvy údaje vrátí (export) a vymaže a poskytne informace potřebné k prokázání souladu.